Algemene Voorwaarden gebruiken: hoe voorkomt u dat ze juridisch ongeldig zijn?

Algemene voorwaarden zijn voor veel ondernemers een geruststelling: ze beperken risico’s, regelen aansprakelijkheid en bieden duidelijkheid richting de klant. Maar in de praktijk gaat het vaak mis. Niet omdat de voorwaarden inhoudelijk verkeerd zijn, maar omdat ze juridisch niet op de juiste manier worden gebruikt. Het gevolg? De voorwaarden kunnen worden vernietigd of blijken simpelweg niet van toepassing te zijn – met alle gevolgen van dien.

In dit artikel leg ik uit hoe u algemene voorwaarden op de juiste wijze hanteert, welke valkuilen u moet vermijden en welke lessen voortkomen uit belangrijke jurisprudentie. Dit artikel is geschreven voor ondernemers, adviseurs en organisaties die hun juridische positie willen versterken.

Wat zijn algemene voorwaarden (en wat niet)?

Algemene voorwaarden zijn standaardbepalingen die u vooraf opstelt en van toepassing verklaart op overeenkomsten. Ze regelen onder andere:

• Aansprakelijkheid en garanties

• Betalingstermijnen

• Leveringsvoorwaarden

• Geschilbeslechting

De twee pijlers van geldige algemene voorwaarden. Er zijn twee juridische vereisten waar het vaak misgaat:

1.  Toepasselijkheid verklaren ✅

2.  Terhandstelling (kennisgeving) ✅

Beide moeten in orde zijn – ontbreekt één van de twee, dan loopt u het risico dat een wederpartij de voorwaarden met succes vernietigt (art. 6:233 BW).

 Toepasselijkheid verklaren: ‘De eerste klap is een daalder waard’

U moet duidelijk aangeven dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dit doet u:

• In offerte, overeenkomst of contract: “Op deze overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.”

• In e-mails: Voeg een vaste disclaimer toe in uw handtekening.

• Stilzwijgende acceptatie: Een klant die na herhaalde verwijzing zonder protest akkoord gaat met de opdracht, kan gebonden zijn aan de voorwaarden (HR 20 september 2002 – Geurtzen/Kampstaal).

 Terhandstelling: de grootste valkuil

Niet alleen verwijzen, maar ook de voorwaarden óverhandigen is verplicht (art. 6:234 BW). Doet u dat niet, dan kan de klant vernietiging inroepen – zelfs als hij de voorwaarden al kende. Geldige manieren van terhandstelling:

• Fysiek overhandigen (papieren versie)

• Per e-mail meesturen als PDF

• Hyperlink bij online contract (mits direct downloadbaar)

• Rechtspraak: In Geurtzen/Kampstaal (HR 2002) oordeelde de Hoge Raad dat vernietiging niet mogelijk is als de wederpartij aantoonbaar bekend was met de voorwaarden. Maar dit is een uitzondering – reken er niet op.

Niet geldig:

• “U kunt onze voorwaarden vinden op onze website” (zonder directe link)

• Vermelding pas bij de factuur

Battle of Forms: Welke voorwaarden gelden er bij twee partijen?

Als beide partijen hun eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren, ontstaat de welbekende ‘battle of forms’. De eerste verwijzing geldt (first shot-rule) Tenzij de ander die voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijst. Jurisprudentie: HR 16 februari 2007 – First Data/KPN. Een enkele verwijzing naar eigen voorwaarden is onvoldoende. Men moet de voorwaarden van de ander expliciet afwijzen, anders gelden die van de eerste partij.

Algemene voorwaarden bij digitale contracten & webshops

Online overeenkomsten vallen onder dezelfde regels, maar de praktijk is anders.

✔ Vereist: Hyperlink naar PDF vóór akkoord

✔ Mogelijkheid om te downloaden en opslaan

❌ Onvoldoende: “Onze algemene voorwaarden zijn te vinden op www… (geen link)”

❌ Onvoldoende: Enkel aanvinken zonder toegang tot PDF

Voorbeeld uit rechtspraak: Een webshop verloor een procedure, omdat de klant via de bestelpagina geen directe downloadmogelijkheid had.

Zijn uw voorwaarden nog actueel?

Veel ondernemers gebruiken jarenoude voorwaarden zonder controle. Dat kan riskant zijn, zeker door ontwikkelingen zoals:

• AVG / privacywetgeving

• Uitbreiding van diensten (diensten vs. producten)

• Nieuwe aansprakelijkheidsrisico’s

Praktijkvoorbeeld: Een bedrijf had in de voorwaarden staan: “geldig voor alle verkopen”. Maar toen een dienst fout ging,  gold de aansprakelijkheidsbeperking niet – met schadeclaims tot gevolg.

 Checklist: Voorkom vernietiging van uw algemene voorwaarden

1. Verwijs ik in elke offerte en e-mail naar mijn voorwaarden? ✅

2. Verstrek ik de voorwaarden vóór totstandkoming van de overeenkomst? ✅

3. Zijn mijn voorwaarden downloadbaar bij online contracten? ✅

4. Wijzen wij vreemde voorwaarden in B2B situaties expliciet van de hand? ✅

5. Zijn de voorwaarden juridisch up-to-date? ❌

Conclusie

Algemene voorwaarden zijn een krachtig juridisch instrument – mits correct gebruikt. Veel procedures worden verloren, niet omdat de voorwaarden ongeldig zijn, maar omdat de verkeerde procedure is gevolgd. Door duidelijke verwijzing, correcte terhandstelling en regelmatige actualisatie voorkomt u vernietiging en versterkt u uw juridische positie.

Juridisch advies nodig over algemene voorwaarden?

Voor beoordeling, opstelling of implementatie van algemene voorwaarden kunt u contact opnemen met Van Wasbeek Wet & Recht.

📩 E-mail: info@vanwasbeeklegal.com

Of gebruik de knop hieronder om direct contact op te nemen via WhatsApp, wel zo makkelijk!